In questo post cercherò di spiegarti come accrescere l’efficacia… risparmiando tempo prezioso.
Se ti occupi di contenzioso bancario (in realtà ciò che ti dico è applicabile in ogni attività professionale) non puoi non leggere quanto sto per scriverti.
Prima di tutto… Sei per caso deluso?
Lascia che ti spieghi del perché non dovresti affatto esserlo.
Da questo blog trai insegnamento direttamente dalla mia passione maturata in oltre 10 anni di operatività nel contenzioso bancario.
Adesso però mi sento in dovere di andare nettamente in controtendenza.
Ti invito a leggere tutto il post.
Sono convinto che ribalterai la tua delusione in entusiasmo.
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Non vorrei darti false speranze ma sono convinto che l’intero post ti lascerà molti spunti di riflessione. Non solo per quanto riguarda l’aspetto professionale o imprenditoriale, ma anche personale.
Prima però devi sorbirti questo breve racconto.
Mettiti comodo e leggi attentamente, magari (come spero) non troverai ci troverai nulla di nuovo.
Pronto? Iniziamo.
Credo tu abbia capito che la mia attività principale è quella di consulente tecnico in materia bancaria e finanziaria.
Sono iscritto all’albo dei dottori commercialisti dal 2017, sebbene stia “sul pezzo” dal 2011 – praticamente subito dopo aver completato la scuola superiore.
Il mondo della professione e della consulenza è sempre affascinante, qualunque sia il settore in cui operi prevalentemente.
Nel mio piccolo, l’attività professionale ha, da sempre, assorbito molto tempo.
Non mi vergogno a dire che spesso mi ritrovavo anche il dopo cena a completare perizie tecniche per rispettare le scadenze impartite dai clienti (o dal Tribunale).
Vogliamo parlare dei sabati mattina trascorsi in ufficio?
Certo, non ti sto dicendo che non provassi piacere a farlo.
E’ stato un percorso di crescita e di soddisfazione professionale, spesso condivisa con altri membri dello studio (mio padre soprattutto – il più valido e stimato tra tutti i miei colleghi).
Ogni scoperta elettrizzante, ogni nuova consulenza commissionata è sempre stata una fonte di grande motivazione ed entusiasmo.
Certo, ogni tanto la domanda sorgeva sempre spontanea…
Ma solo io ero assorbito così tanto oppure era “prassi” professionale?
Ovvio, non c’è bisogno che dica che è la seconda, la risposta corretta (?).
Non ho mai sentito un collega – o comunque un professionista in generale – “lamentarsi” di avere tempo libero, da dedicare ad altre passioni.
Ti dirò di più. Difficilmente sento dire di uno studio chiuso per più di 15-20 giorni.
Non mi fraintendere. Il servizio al cliente è dannatamente importante. Bisogna sempre essere reperibili, anche in vacanza se necessario.
E questo è un atto dovuto, nel rispetto del cliente. Senza il cliente, potremmo chiudere il “bandone” oggi stesso.
Ma non è questo il punto.
Il punto principale che vorrei piantarti in testa è il tempo. E la sua “gestione”.
O come dicono gli anglosassoni il “time management”.
“ma che è tutto ‘sto inglesismo? parla come mangi”
Il tempo è una risorsa ben più preziosa del denaro e ben più preziosa di molte situazioni professionali che, invece, te lo fanno sprecare.
“se vabbè, volevo imparare qualcosa di contenzioso bancario e mi ritrovo a leggere ‘fuffa’ filosofica”
Permettimi di dirti una cosa.
Per quanto possa sembrarti una baggianata “pazzesca” (per non dire peggio), questo post si addice perfettamente a tutti gli altri articoli che puoi leggere in questo blog (oltre che nella mia newsletter – “VOGLIO ISCRIVERMI”).
E’ in realtà un collante che non puoi non tenere in considerazione. Non soltanto durante la tua giornata professionale, ma in ogni ambito in cui ti trovi.
Ma torniamo a noi.
Ecco il “mantra” ricorrente e che mi piacerebbe smontare… con coscenza.
“Non sei un valido professionista se non trascorri almeno 8-10-12 ore in studio…”
Ma è davvero così?
Questo è il pensiero comune.
E lo era anche il mio.
Sgombriamo però il campo da ogni fraintendimento e/o dubbio.
Distingui sempre il lavoro “produttivo” da quello “non produttivo”.
Per lavoro “produttivo” intendo quello che crea veramente valore per la tua attività. Quello che alla fine di fa “fatturare”.
Per me, ad esempio, è tutto ciò che riguarda:
- lo studio di una pratica;
- l’analisi tecnica e giuridica di rapporti bancari;
- la redazione di una perizia tecnica;
- la redazione di pareri, memorie e/o osservazioni;
- la scrittura di un articolo del blog e della NEWSLETTER;
- la scrittura di guide in formato e-book.
Ti sto parlando ovviamente del fulcro della mia attività personale all’interno dello studio.
Altri miei collaboratori ti direbbero tutt’altro.
Nel lavoro “non produttivo” rientrano, invece, tutte quelle attività a supporto di quello “produttivo”. Parlo della “rappresentanza” e della “gestiona” pura e semplice dello studio.
“grazie, ma non mi pare molto illuminante questa tua distinzione”
Quanto mi piace far rappresentanza.
Parlare con i clienti, collaboratori ed altri professionisti – stretti collaboratori – nelle “battaglie” quotidiane.
Spesso sono io che apprendo ed imparo da loro, anche se non se rendono conto.
E questo mi arricchisce ulteriormente.
La “gestione” pura dello studio è un ulteriore tassello fondamentale nella mia giornata lavorativa. Senza quella, il resto ha poco senso di esistere.
Fossi un semplice “freelance”, avrebbe poca importanza. Sarei soltanto io, il mio computer, i miei clienti e i miei collaboratori (esterni).
Quando invece hai a che fare con personale e fornitori (ma non basta), le responsabilità accrescono dannatamente. Allo stesso modo del lavoro “produttivo”, non puoi sbagliare.
Se ricevi settimanalmente le mie , avrai ben capito come sia importante per me ottimizzare i rischi di qualunque tipo di contenzioso (in caso te ne fossi dimenticato, ).
Sia che si tratta di mutui, leasing o conti correnti affidati, i rischi abbondano.
Beh, sappi che per le attività “non produttive” vale lo stesso. Assorbono un sacco di energie mentali e fisiche.
C’è solo un piccolo problema.
Queste, di per sé, non generano fatturato al tuo studio e/o azienda.
Alt!
Non ti sto dicendo che conta solo il fatturato, ci mancherebbe. Non fraintendermi.
E’ solo che… conta parecchio, non prendiamoci in giro!
Ma non puoi scappare – almeno io non riesco,
Sappi che non puoi lasciare in disparte le “non produttive” solo perché non generano “fatturato”.
Devi (non dovresti, DEVI!) gestirle allo stesso modo di quelle “produttive”.
Come puoi fare?
Occorre budgettizzare il tuo tempo e rendere il tuo lavoro “efficace”.
Io stesso quando sono sovraccarico di scadenze ed incarichi commissionati tendo a lasciare tutto ciò che non fattura alle spalle, ma ho capito nel tempo che è un approccio sbagliato. Non paga nel medio/lungo termine.
Se sei abituato a lasciarti distrarre da ogni telefonata, da ogni notifica, da ogni molti senza un preciso metodo di “time management”, il tuo tempo diventa un vero e proprio spezzatino.
Forse non hai ben chiara l’idea di quanto tu ne possa sprecare.
Te lo dico io.
In quantità industriale.
Ne sprechi così tanto da importi addirittura di non prendere vacanze per staccare la mente oppure, peggio ancora, di non chiudere mai lo studio.
“sì, certo…ci manca solo che possa chiudere lo studio… e i miei clienti come diavolo fanno senza di me?”
Alt (di nuovo) !
Non ti sto certo dicendo questo.
Ricordato che sto solo cercando di condividere alcuni strumenti e metodi – per me essenziali – per ottimizzare e valorizzare il tuo tempo in modo da:
- lavorare “meno” ma “meglio”;
- focalizzare l’attenzione sulle attività che contano davvero per te e per i tuoi clienti;
- liberare – sì, dico davvero – del tempo per te.
E per liberare tempo non intendo per andare a far baldoria (certo, anche). Personalmente mi gratifico molto quando riesco a ricavarmi un’ora o due da giornate particolarmente stressanti.
Ho imparato tutto a mie spese e, da una parte, ne ho proprio trovato giovamento.
“fammi sapere”
Eccoti le mie “perle” preferite (che non sono ovviamente farina del mio sacco).
1) Accrescere l’efficacia trovando il “20/80”
Il principio del 20/80 può veramente essere applicato (quasi) ovunque.
Te ne ho parlato recentemente anche in un articolo focalizzato su come significa per me redigere una “perizia tecnica di parte”.
“20/80…non sono bravo con la matematica e con le divisioni… che risultato dà?”
Se non hai mai sentito parlare del principio del “20/80” non c’è troppo da scandalizzarsi.
Conoscerlo però ha cambiato tutto per me.
Lascia che ti spieghi.
E’ noto come “principio paretiano”.
Ne parlano veramente in tanti e io – da buon appassionato – non ho fatto altro che applicarlo nella vita professionale (e personale, ovviamente).
La matematica a volte è piuttosto cruda – basta vedere che cosa può combinare nei rapporti di “mutuo” con tutti quei minestroni insiti nei “regimi finanziari”.
Il principio “paretiano” è crudissimo, se lo incastri nella tua giornata.
Ci dice che circa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti.
“interessante… ma quindi?”
Lascia che ti spieghi.
Tendezialmente trascorriamo 8/10 ore di media nei nostri studi, aziende o ambienti lavorativi, giusto?
Non so se ti sei mai domandato quante di queste ore “produci”.
Dopo aver letto il libro “4-hours-week” sinceramente sì.
Ebbene, mi sono convinto che in questo lasso temporale forse soltanto 2 ore del mio tempo (caspita, soltanto due!) mi hanno consentito per molto tempo di generare valore ai clienti.
Soltanto due maledette ore. Dedicate al “vero” lavoro.
Quindi, ecco cosa dovresti fare – e che io stesso ho fatto.
Domandati e stabilisci cosa intendi per “vero lavoro”.
Dopo di che prova a tracciare il tuo tempo.
Un app che ti consiglio e che utilizzo quotidianamente è “toggl”. Esiste anche l’estensione per Google – così lo avrai sempre lì che ti guarda.
Grazie a questa consapevolezza non ti nascondo di aver iniziato a costruirmi il mio “20/80” personale, in termini di tempo, ed a difenderlo con le unghie – qualunque cosa accada (non sempre ovviamente).
Una volta che comprendi quale sia il tuo, a quel punto puoi cercare di espandere le tue attività di valore fino a raddoppiarle.
Ma ciò non significa che dovrai trascorrere il doppio del tempo in ufficio o in azienda.
Ti sembrerà assurdo, ma potresti trascorrerne anche “meno”, se ti impegni.
Hai capito bene.
Puoi lavorare meno, ma molto molto meglio. Detto terra terra, meno quantità e più qualità.
Ti racconto uno degli “highlight” personali.
Per motivi strettamente personali che non perdo tempo a raccontarti, negli ultimi due anni sono stato costretto ad applicare questo principio per poter dedicarmi ad altre attività di studio non propriamente “produttive”, ma necessarie.
Per fartela breve, la giornate lavorative per come le intendevo io si erano praticamente dimezzate. E, sì, dimenticate.
Eppure lascia che mi “sbottoni”.
Non ti immagini neanche il risultato che ho ottenuto.
Di fronte ad altri professionisti non mi vergogno a dirlo adesso.
Ma ti assicuro che in meno di una mattinata – senza impicci e/o imprevisti – riesco a completare i miei “task”.
Con 3-4 ore di lavoro “vero” e “profondo” riesco adesso:
- a studiarmi i casi commissionati dai clienti;
- ad effettuare le analisi tecniche;
- a redigere le consulenze tecniche (di parte o d’ufficio);
- a redigere osservazioni, memorie, pareri.
E… sì, come vedi tu stesso, ho pure il tempo per:
- scrivere gli articoli di blog (che non sono brevi);
- scrivere la mia ;
- scrivere le guide in formato e-book, per chi interessano contenuti un pochino più avanzati.
Tutte queste attività sono profondamente concentrate durante la mattina, un periodo che considero veramente d’oro.
Diciamoci la verità.
La mattina è il momento in cui la tua mente sono veramente lucidi e “pazzeschi”. Non puoi sprecare la fascia oraria 08,30 – 12,30 in attività “non produttive” (trovi molti spunti interessanti in questo libro)
Non fraintendermi, non sto dicendo che questo approccio vale per qualunque attività.
Anzi, è vero il contrario.
Spesso gli orari non gli decidi tu.
Se sei avvocato, per esempio, hai le udienze in Tribunale proprio al mattino. Per cui è logico che non puoi far affidamento su questa fascia temporale per dedicarti a ciò che per la tua attività conta davvero.
2) Accrescere l’efficacia lavorando profondamente e senza distrazioni
Sarai probabilmente colpito dal fatto che non importa “vantarsi” di trascorrere 10-12 ore in ufficio per ritenere guadagnata la pagnotta giornaliera.
Domandati in tal senso quante di queste ore effettivamente hai apportato valore per i tuoi clienti.
2-3-4 ore ?
Benissimo.
Concentrati su quelle, e su quelle dai il massimo in termini di efficacia.
“sì certo, parli facile… ho il telefono che squilla ogni tre minuti, le e-mail a cui devo rispondere, i collaboratori a cui fornire il mio parere…”
Diciamoci la verità.
Gestire la propria professionalità nel quotidiano non è per nulla semplice.
E so già a cosa stai pensando…
E’ troppo imprevedibile, vero?
Cominci al mattino con i migliori propositi. Hai diligentemente programmato i tuoi “task”, le tue telefonate, le tue riunioni e le tue scadenze.
Tutto molto bello.
Peccato però che ogni distrazione è buona per distogliere la tua attenzione dai tuoi programmi.
Lascia allora che ti dica come ho imparato a gestire tutto questo in autonomia, approfondendo “time management”, “produttività” e “crescita personale” (ti suggerisco uno dei miei blog preferiti sul tema – “efficacemente” – dacci un occhio).
Qualcosina, per me, se posso dire, ha funzionato decisamente tanto.
Un accorgimento di non poco conto è stata l’adozione del concetto di lavoro profondo, intenso e senza distrazioni.
Seziono il tempo in “blocchi”.
All’interno di questi suddivido le attività tra quelle di alto valore (che io ritengo tali) e quelle che richiedono un impegno mentalmente meno rilevante.
“dottò non ne capisco, spiega meglio”
Ammetto di essere un fanatico del mattino.
Son d’accordo con Benjamin Franklin quando sosteneva che “il mattino ha l’oro in bocca”.
Il mattino rappresenta il momento in cui la mente è effettivamente più lucida, scattante ed intuitiva.
Non è così stanca da distrazioni.
In parole povere, ti consente di agire in maniera più veloce, efficiente ma, soprattutto, più efficace.
Se hai un risultato da ottenere, lo ottieni molto più velocemente e con meno sforzo.
Non c’è motivo al mondo per non bloccare le prime ore del mattino come se fosse oro colato.
Ecco che il grosso del mio lavoro di “alto valore” lo inserisco lì – se non ho altre problematiche urgenti particolari.
Vuoi sapere come?
Frammento le ore in blocchi da 25 minuti l’uno, esattamente come insegna la tecnica del “pomodoro”.
Al termine del 25esimo minuto, stacco per altri 5 o 7. Questo mi dà il tempo per rigenerarmi, verificare se ho ricevuto dei messaggi o chiamate urgenti.
Segno tutte le caselle in entrata. A queste risponderò in un periodo di tempo prestabilito (“la fascia dei contatti”).
Naturalmente, decido in anteprima quanti “blocchi” dedicare ad una particolare attività.
Se particolarmente impegnativa ed urgente, posso bloccare anche tutta la mattina.
Quanti “blocchi” al giorno?
Cerco sempre di farne otto. Otto blocchi da 25 minuti ciascuno.
Tra ogni blocco inserisco 5 minuti di stacco. Dopo il blocco n. 4 lo stacco è di almeno 15-20 minuti fino ad arrivare a 30.
Perché questo?
Prima di tutto, mi rigenero “mentalmente”.
In secondo luogo… sono pur sempre un commercialista! Devo “badare” al telefono…
Non controllo il telefono durante ogni blocco. Ogni telefonata che ricevo durante ciascun blocco rimane “persa”.
“e bravo dottore… bel trattamento che hai con i clienti e collaboratori”
Lascia che te lo dica.
Contrariamente a quanto tu possa pensare, è proprio il concetto di lavoro profondo e senza distrazioni che riservo ad ogni blocco che è garanzia sulla fiducia che ripongo al cliente.
Occupandomi di consulenza in controversie bancarie, è importante trattare ogni caso con estrema concentrazione e focus.
A beneficio del cliente stesso.
Ricordati che ciascun blocco di 25 minuti ti può consentire – se segui questo modello, che sono sicuro non essere perfetto – di controllare chiamate in entrata “perse” ed annotartele.
Quando “beneficerai” dello stacco intermedio dopo il quarto blocco, avrai tutto il tempo per programmare tutte le telefonate che reputi rilevanti.
3) Accrescere l’efficacia lavorando a “fasce“
Lavorare a blocchi, ti consente di selezionare il tuo tempo.
Stabilisci preventivamente i momenti della giornata dedicati ad una certa attività specifica.
Non è detto che tu possa avere ogni giorno otto blocchi a cui dedicarti intensamente al lavoro profondo.
Ti assicuro che già dopo quattro blocchi ben fatti senza distrazioni avrai veramente bisogno di mettere il “cervello” in ghiacciaia.
“solo dopo due ore?”
Beh, se scrolli la pagina un po’ più in alto tornerai sopra la legge di pareto.
Il famoso “20/80”.
Se non presti attenzione, in una giornata lavorativa di 8/10 ore, il valore che tu produci lo estrai da circa 2 di queste, ricordi?
Certo, so cosa stai pensando.
E’ solo un dato statistico. Non è detto che si applichi ad ogni caso, persona, professionista o azienda.
Ma lascia che te lo dica.
A tutti noi son sempre piaciute le favole e le storie, anche se non reali.
Fai finta che questa storia del 20/80 sia reale ed applicabile al tuo caso personale.
Sappi che dopo 4 blocchi ben fatti – corrispondenti – a circa 2 ore di lavoro intenso e profondo, hai valorizzato il tuo tempo come in ogni altra giornata condotta a “caso” e senza “budgettizzazione”.
Perseverando allo stesso modo, con la stessa concentrazione, per ulteriori 4 blocchi, potresti raddoppiare – in potenza – la tua produttività.
Mi rendo conto che è solo un dato “potenziale”. Ogni giorno ti imbatterai in imprevisti tali da compromettere il tuo programma.
Ma già il fatto di impegnarsi in tal senso è un risultato enorme.
Ad esempio, agendo in questo modo, la mia mente distoglie l’attenzione da ogni attività superflua. Questa verrà presa in considerazione al di fuori degli otto blocchi. In altre parole, quando sono veramente tranquillo di aver concluso le attività di valore vero.
In questo caso, non c’è tutta quella decisione di non riuscire a concludere un “task” prima della fine della giornata.
4) La mattina è meglio
Ma quando dovresti inserire gli 8 blocchi?
Non c’è una legge specifica, per cui potresti distribuirli quando vuoi. In base alla tua giornata lavorativa.
Condivido con te la mia impostazione. Prendila in considerazione, soprattutto per i vantaggi che può avere – per me li ha molto – in termini di tempo e risultati (quanto meno quantitativi).
Io concentro gli 8 blocchi nel corso della mattina.
Certo, non sempre riesco a portarli in fondo.
Spesso capita la questione più impellente ed urgente da dover risolvere, oppure la fissazione di un’udienza in tribunale.
Salvo casi eccezionali, la mattina è il mio laboratorio di lavoro profondo.
“se vabbé, non è poi così profondo starsene a scrivere mail e rispondere ai messaggi”
Qui viene il bello.
Sapendo che al termine del 25esimo minuto scocca il “timer”, do tutto me stesso.
Sfido infatti chiunque a ad andare oltre gli otto blocchi, se fatti davvero bene!
Ti assicuro che dopo “non ne hai più”.
Ecco perché è importante stabilire delle fasce.
La seconda parte della giornata concentra le fasce delle “pubbliche relazioni”, della – necessaria – formazione personale, e delle questioni amministrative di studio e gestionali.
Insomma, il lavoro non direttamente produttivo.
CONCLUSIONI
Se sei arrivato senza esitazione fino a questo punto, avrai senz’altro compreso l’importanza:
- di budgettizzare la propria giornata lavorativa – se la tua professione lo permette, naturalmente;
- di stabilire dei periodi temporali di lavoro intenso e focalizzato;
- di concentrare il periodo di lavoro focalizzato durante al mattino.
Perché ho voluto darti questa infarinatura che – apparentemente – nulla ha che vedere con il contenzioso bancario?
Per me ci ha a che vedere eccome.
Ora è il Tommaso professionista che parla.
Per anni ed anni il mio focus è sempre stato quello di concentrarmi sul “servizio” e sul “prodotto” professionale.
Ho commesso un grosso errore, e l’ho pagato.
Ho commesso un errore nel non comprendere che il mio rendimento – ed il tuo – dipende moltissimo da altre qualità di “contorno”, ma non per questo meno importanti.
Cerca di stare sulla buona strada.
“Lavorare meno e meglio” non è solo un motto da “sfigati”, se non impieghi inutilmente il tuo tempo.
Sei tenuto ad ottimizzarlo e renderlo maggiormente più efficace ed efficiente.
Ne guadagneranno i tuoi clienti, tu personalmente e tutte le persone che gravitano intorno a te (in termini di tempo “liberato”)
“Tommaso, grazie. Ma già il tempo che ho per lavorare mi basta, anzi mi sta davvero stretto”.
Prima di lasciarti, lascia che ti dica un’ultimissima cosa, affinché possa dimostrarti che i miei consigli in fondo in fondo (ma parecchio in fondo!) non sono del tutto fuori di testa.
In questo ultimo anno e mezzo mi sono affezionato agli otto blocchi giornalieri come ti ho raccontato sopra. Equivalenti a circa 3-4 ore di lavoro “profondo”.
Ecco il risultato, come ti ho già detto all’inizio (“repetita iuvant”, no?)
- ho mantenuto la costanza nella gestione della mia professione – la produttività non ne ha risentito minimamente;
- ho composto e pubblicato sul blog oltre 20 articoli con media di 3.000/4.000 parole ciascuno solo nell’ultimo anno;
- ho scritto e pubblicato due guide e-book pubblicamente scaricabili, una che tratta di mutui e l’altra di leasing – anche questi, nell’ultimo anno;
- scrivo settimanalmente una “educativa” ed “informativa” a tutti i miei fedelissimi iscritti – che ringrazio vivamente per il sostegno.
Che aspetti a farlo anche tu? Compila il form cliccando a questo .
Un abbraccio
Tommaso
